หลายครั้งที่คุณได้รับอีเมลโฆษณา ขายตรง หรืออีเมลเชิญชวนเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ หลายฉบับต่อวัน นานวันเข้าอีเมลเหล่านี้ก็มักถูกปล่อยทิ้ง ไม่ได้รับการเปิดอ่านจนกระทบกับอีเมลข่าวสารดีๆ ที่บางครั้งคุณอาจกำลังมองหาอยู่ก็ได้
ซึ่งถือปัญหาใหญ่สำหรับคนที่มีความจำเป็นต้องประสานงานหรือแจ้งข้อมูลต่างๆ ครั้งแรกผ่านทางอีเมล หากใช้วิธีสนทนาทางโทรศัพท์ก็ไม่สามารถให้ข้อมูลได้ครบถ้วน ยิ่งถ้าคุณไม่เคยมีคอนแทคของบุคคลนั้นๆ มาก่อน พอโทรไปสายก็มักจะถูกส่งเข้าไปส่วนกลาง
ด้วยปัญหาเหล่านี้ทำให้ iPrice แหล่งช้อปปิ้งเปรียบเทียบราคาออนไลน์ในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ทำการรวบรวมเทคนิคการส่งอีเมลยังไงให้มั่นใจได้ว่าปลายทางจะเปิดอ่านชัวร์ๆ มาให้คุณลองทำตามกันดังนี้
1. ใช้อีเมลองค์กร หรืออีเมลที่เป็นชื่อจริงๆ
เพื่อให้ปลายทางมั่นใจว่าอีเมลของคุณปลอดภัย ไม่ใช่ไวรัสหรือสแปม การใช้อีเมลที่มีชื่อและนามสกุลที่น่าเชื่อถือดูจะช่วยเพิ่มเปอร์เซ็นการเปิดอ่านจากปลายทางได้ ยิ่งเป็นการติดต่อครั้งแรกที่ทั้งผู้ส่ง-รับ ไม่เคยพบเจอกันมาก่อนยิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลประสานงาน เสนองาน หรือเรซูเม่สมัครงานก็ตาม
2. อย่าใช้ตัวกำหนดความสำคัญพร่ำเพรื่อ
เพราะส่วนใหญ่หากคุณใช้ครั้งแรกปลายทางก็มักจะเปิดอ่าน แต่เมื่อพบว่าเนื้อหาภายในไม่ได้น่าสนใจจริงๆ บอกได้เลยว่าคุณได้ฆ่าตัวตายไปและ 50% เพราะนั่นเป็นอาจโอกาสสุดท้ายที่เขาจะเปิดอ่านอีเมลของคุณ ครั้งต่อไปเมื่อคุณส่งมาพร้อมตัวกำหนดความสำคัญอีก นอกจากเขาจะไม่เปิดอ่านแล้ว อาจตั้งค่าส่งอีเมลของคุณเข้า Junk Mail โดยปริยายอีกด้วย ฉะนั้นใช้ตอนมีเรื่องสำคัญๆ จริงๆ ดีกว่า
3. มีลายเซ็นต่อท้ายเพื่อความเป็นทางการ
แถมยังช่วยเสริมความน่าเชื่อถือ พร้อมภาพลักษณ์ให้ผู้ส่งได้อีกด้วย โดยลายเซ็นกำกับนี้ควรประกอบด้วยโลโก้บริษัท/องค์กร พร้อมมีชื่อผู้ส่งพ่วงท้ายด้วยข้อมูลติดต่ออย่างชัดเจน ถือเป็นการเพิ่มช่องทางการติดต่อให้กับตนเองอีกด้วย เพราะมีหลายคนที่ไม่ชื่นชอบการส่งอีเมลโต้ตอบกัน เนื่องจากมันต้องเขียนตั้งแต่ เรียน คุณ XXX, ประโยคเปิดเรื่อง, เนื้อความ และการกล่าวสรุป ซึ่งดูจะยุ่งยากสำหรับคนยุคใหม่ที่ชื่นชอบการแชท หรือส่งข้อความสอบถามกับโดยตรงมากกว่า
4. กำหนดชื่อองค์กรไว้อย่างชัดเจน
ที่ขาดไม่ได้เลยคือ การวงเล็บเชื่อองค์กร หรือใส่ Square Brackets [..] หน้าหัวเรื่องเพื่อให้ผู้รับทราบว่าเป็นอีเมลจากองค์กรใดทั้งๆ ที่ยังไม่ได้เปิดอ่าน แถมยังช่วงคัดกรองอีเมลได้ดีอีกด้วย ง่
ายๆ ลองคิดภาพว่าวันๆ หนึ่งคุณมีอีเมลเข้า 100 ฉบับ แต่ถ้ามีเพียงไม่กี่อีเมลที่ระบุชื่อองค์กรไว้ชัดเจน ยังไงก็จัดแยก และเลือกอ่านได้ง่ายกว่าอีเมลทั่วไปอยู่แล้ว
5. คิดหัวเรื่องดี กระชับ ได้ใจความ มีชัยไปกว่าครึ่ง
ข้อนี้บอกเลยว่าสำคัญจริงๆ เพราะ iPrice ได้ลองขอความคำแนะนำจากสื่อมีเดียชั้นแนวหน้าบางท่าน ได้แก่ คุณจุลดิศ รัตนคำแปง (สำนักข่าวไทยรัฐออนไลน์) กล่าวว่า “ต้องสั้น กระชับ ชัดเจน ถ้าใช้คำฟุ้มเฟือยตรงหัวเรื่อง แว็บแรกจะไม่สนใจอ่าน” สอดคล้องกับคำแนะนำของคุณภูวเดช จีระพันธ์ (Sanook.com) ที่ว่า “ชื่อเรื่องต้องน่าดึงดูด น่าสนใจ” และเป็นในทำนองเดียวกันกับเว็บมาสเตอร์เว็บไซต์ Campus-Star ซึ่งกล่าวเสริมว่า “หัวข้อต้องสั้น พร้อมแจ้งว่ามีภาพประกอบ” จึงจะช่วยเพิ่มความสนใจให้อีเมลได้มากขึ้นนั่นเอง
6. มีไฮไลท์ที่น่าสนใจในอีเมล
แน่นอนถ้าแค่หัวข้อเรื่องน่าอ่าน แต่เนื้อหาอีเมลไม่น่าสนใจ ยิ่งถ้ามีการแนบไฟล์แต่ไม่อธิบายข้อมูลอะไรเพิ่มเติมยิ่งถูกมองในแง่ลบ ซึ่งสอดคล้องกับคำแนะนำของคุณสุจิตร ลีสงวนสุข (สำนักข่าว Bangkok Post) ที่ว่า “เนื้อหาในอีเมลน่าสนใจ เน้นเกี่ยวกับประเทศไทย” (เพราะ BangkokPost เป็นสำนักข่าวภาษาอังกฤษที่เผยแพร่เนื้อหาเกี่ยวกับประเทศไทย)
สรุปแล้ว หากกล่าวว่าหัวข้อเรื่องเป็นด่านแรกที่ช่วยให้ผู้รับสนใจเปิดอ่านอีเมลของคุณ เนื้อหา และไฮไลท์ในอีเมลก็เป็นด่านสองที่จะทำให้เขาตอบหรือติดต่อกลับคุณหรือเปล่านั่นเอง ดังนั้นเนื้อหาในอีเมล ควรมีการกล่าวแนะนำตัวเองและองค์กรสั้นๆ ในย่อหน้าแรก ต่อมาย่อหน้าสองก็บอกถึงใจความสำคัญของอีเมลหรือไฮไลท์ในไฟล์แนบ สุดท้ายกล่าวสรุปให้ได้ใจความก็พอ
7. การสะกดคำต้องถูก โดยเฉพาะชื่อผู้รับ
ที่พบได้บ่อยครั้งคือผู้ส่งสะกดชื่อผู้รับผิด ซึ่งเป็นเรื่องรับไม่ได้ของใครหลายๆ คน ประมาณว่าคุณไม่ได้สนใจที่จะหาข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขามากพอ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดอันไม่น่าให้อภัยนี้
ซึ่งวิธีป้องกันง่ายๆ คือ ตรวจสอบความถูกต้องตั้งแต่ชื่อผู้รับ และการสะกดคำในเนื้อหาอีเมลอีกครั้งก่อนส่ง ถ้าไม่แน่ใจให้หาข้อมูลในอินเตอร์เน็ต หรือถ้าชื่อดังกล่าวยากเกินไปให้โทรไปสอบถามการสะกดจากฝ่ายประชาสัมพันธ์องค์กรนั้นๆ เลย รับรองถูกต้องแน่นอน
มากไปกว่านั้น หากคุณต้องการให้อีเมลดังกล่าวดูน่าเชื่อถือ น่าอ่าน และดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แนะนำให้ส่งเข้าอีเมลตนเองก่อนแล้วลองดูการจัดรูปแบบทั้งจากสมาร์ทโฟน และจากคอมพิวเตอร์ เพราะบางครั้งการแสดงรูปแบบจะไม่เหมือนกัน
แม้คุณจะมั่นใจว่าจัดรูปแบบให้ดูน่าอ่านแล้วในคอมพิวเตอร์ แต่อย่าลืมว่าปัจจุบันผู้คนก็นิยมเปิดอ่านอีเมลผ่านทางสมาร์ทโฟนด้วย ดังนั้นตรวจสอบให้มั่นใจทั้งสองทาง ย่อมช่วยให้ผู้รับอยากเปิดอ่านอีเมลของคุณได้ไม่ยาก
เรียบเรียงโดย: ขนิษฐา สาสะกุล iPrice
