เพราะทุกเหตุการณ์สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อต้องเป็นพนักงานออฟฟิศ การส่งอีเมลเป็นภาษาอังกฤษสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่ได้อยู่ที่สำนักงานจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อแจ้งให้คนอื่นทราบว่าคุณยังไม่พร้อมที่จะตอบกลับอีเมลในขณะนี้
ซึ่งโดยส่วนใหญ่อีเมลในลักษณะนี้จะใช้ในช่วงวันหยุดยาว โดยเฉพาะเมื่อต้องทำงานติดต่อกับบริษัทระหว่างประเทศ อีเมลลักษณะนี้ยิ่งสำคัญ เพราะบางประเทศอาจไม่รู้ว่าวันหยุดนักขัตฤกษ์ในประเทศไทยคือวันไหนบ้าง
บทความนี้เราจะสอนเคล็ดลับและวลีที่เป็นประโยชน์ในภาษาอังกฤษที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติในโอกาสที่ไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศ พร้อมตัวอย่างมากมาย ดังนี้
#1 เลือกโทนเสียงของข้อความให้ดี
โทนเสียงของข้อความตอบกลับอัตโนมัติอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าผู้รับอีเมลคือใคร หากต้องการโทนที่เป็นทางการ ให้หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่ออย่าง I’m หรือ I’ll รวมถึงภาษาที่ไม่เป็นทางการอื่นๆ นอกจากนี้ยังควรเริ่มต้นข้อความด้วยการแสดงความขอบคุณ เช่น
– ‘Thank you for your message.’
หรือหากผู้รับนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นทางการมาก อาจเลือกอีเมลแบบที่อ่านแล้วสนุก และเป็นกันเองมากขึ้น เช่น
– ‘Oops, too late! I’m off on holiday right now until the 16th, probably sipping on a margarita while you read this. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact [email protected].’
แต่เห็นได้ชัดว่าหากข้อความข้างต้นต้องส่งถึงเจ้านายหรือลูกค้าของคุณคงไม่ใช่สิ่งที่ถูกต้องนัก หากคุณไม่แน่ใจว่าใครจะได้รับข้อความของคุณบ้าง เราขอแนะนำให้เลือกใช้รูปแบบที่เป็นทางการมากขึ้นดีกว่า
#2 เขียนให้ตรงประเด็น
ควรเขียนข้อความให้เข้าประเด็น ตรง สั้น กระชับ และได้ใจความ เพื่อผู้อ่านจะได้เข้าใจอย่างรวดเร็วว่าคุณไม่ว่างและควรติดต่อใครแทน อาจเริ่มต้นจากการทักทายสั้นๆ จากนั้นก็เข้าประเด็นเนื้อหาทันที ดังตัวอย่างนี้
– ‘Hi, I’m out of the office. Thank you for getting in touch. We’ll get back to you within 8 business hours.’
– ‘Hello, this is Michael Smith from ABA English. Sorry I missed you. If you have a question about our products, please contact [email protected]. I will follow up once at home. Kind regards.’
#3 ระบุเวลาว่างและวันกลับเข้าทำงานอย่างชัดเจน
แน่นอนว่าผู้อ่านต้องการทราบความพร้อมในการทำงานของคุณ และวันที่คุณจะกลับเข้าทำงาน ซึ่งสามารถใช้วลีตามตัวอย่างด้านล่างนี้ได้
– ‘I’m out of the office until Monday, 14 August. Thanks for your email.’
– ‘I’ll be out of the office from 2 to 7 May.’
หรือหากคุณต้องการชี้แจงว่ามีความเป็นไปได้ที่คุณจะเห็นอีเมลก่อนวันที่จะกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ แต่ถึงอย่างนั้นก็ไม่สามารถรับประกันได้ ในกรณีนี้สามารถเขียนอีเมลได้ดังนี้
– ‘Hi there. I’m out of the office until Monday, 14 August, with limited access to email.’
และหากต้องการโทนการเขียนแบบสบายๆ นี่คือตัวอย่างที่คุณต้องการ
– ‘Hey there! I’m on holiday right now. I’ll try to reply to your message ASAP. Talk to you later!’
#4 อย่าลืมกล่าวถึงผู้ติดต่อสำรอง
เพราะหากข้อความของพวกเขาเป็นเรื่องด่วน หรือต้องการติดต่อคนอื่นแทนคุณ ก็สามารถแจ้งให้พวกเขาทราบได้ว่าต้องทำอย่างไร ตัวอย่างเช่น
– ‘If you require immediate assistance, please email [email protected] in my absence. Thanks.’
– ‘Should the matter be important, please contact Jim Ross ([email protected]) in my absence. Kind regards.’
– ‘If you require immediate assistance, please email [email protected] in my absence. Thanks.’
#5 แถมวลีที่เป็นประโยชน์
วลีที่ควรใช้เพื่อบอกว่าคุณไม่อยู่ที่ออฟฟิศ
– ‘I will be out of the office.’
– ‘I am not in the office.’
– ‘I am (currently) out of the office.’
– ‘I will be away from X to Y.’
วลีที่ใช้เพื่อบอกข้อมูลผู้ติดต่อสำรอง
– ‘Should the matter be important…’
– ‘If you require immediate assistance…’
– ‘For urgent queries…’
– ‘If you have an immediate need…’
– ‘…please email X.’
– ‘…please contact X.’
– ‘…please write to/call X.’
ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ เชื่อว่าคุณจะสามารถเขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติครั้งถัดไปสำหรับวันหยุด หรือสำหรับเหตุผลอื่นๆ ได้อย่างราบรื่นขึ้น จำไว้ว่าการเลือกโทนเสียงข้อความเป็นสิ่งสำคัญๆ พอๆ กับเนื้อหาและการตั้งหัวข้ออีเมลเลยล่ะ
สุดท้ายคืออย่าลืมระบุวันที่จะกลับมาทำงาน และเบอร์โทรหรืออีเมลของผู้ติดต่อสำรองในช่วงที่คุณไม่อยู่ เพื่อที่งานจะได้ดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด เป็นผลดีทั้งต่อตัวคุณเอง เจ้านาย ลูกค้า และบริษัทแน่นอน : )
ที่มา: abaenglish
